Acuerdo de Tratamiento de Datos

  1. Objeto del encargo del tratamiento.

Mediante las presentes cláusulas se habilita a la entidad EJARSOFT, encargada del tratamiento, para tratar por cuenta del Cliente responsable del tratamiento los datos de carácter personal necesarios para prestar el servicio contratado.

El tratamiento podrá consistir en procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción.

  1. Identificación de la información afectada.

Para la ejecución de las prestaciones derivadas del cumplimiento del objeto de este encargo, el cliente, responsable del tratamiento, pone a disposición de EJARSOFT, compañía encargada del tratamiento, la información necesaria y limitada a la prestación de los servicios contratados. Las categorías de datos que se tratan son: Datos de identificación, direcciones postales o electrónicas, información comercial, datos económicos. El responsable del tratamiento indicará de forma expresa en el contrato si en la prestación del servicio se tratan datos de carácter personal especialmente protegidos por la legislación aplicable.

  1. Duración.

El presente acuerdo estará vigente durante la prestación de los servicios de tratamiento. Una vez finalice el presente contrato, el encargado del tratamiento, según las instrucciones del responsable de tratamiento, podrá suprimir o devolver al responsable o a otro encargado que designe el responsable los datos personales y suprimir cualquier copia que esté en su poder.

  1. Obligaciones del encargado del tratamiento.

El encargado del tratamiento y todo su personal se obliga a:

  1. Utilizar los datos personales objeto de tratamiento, o los que recoja para su inclusión, sólo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
  2. Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del responsable del tratamiento. Si el encargado del tratamiento considera que alguna de las instrucciones infringe alguna de las disposiciones en materia de protección de datos, el encargado informará inmediatamente al responsable.
  3. Llevar un registro de todas las categorías de actividades de tratamiento efectuadas por cuenta del responsable, que contenga:
    1. El nombre y los datos de contacto del encargado o encargados y de cada responsable por cuenta del cual actúe el encargado y, en su caso, del representante del responsable o del encargado y del delegado de protección de datos.
    2. Las categorías de tratamientos efectuados por cuenta de cada responsable.
    3. En su caso, las transferencias de datos personales a un tercer país u organización internacional, incluida la identificación de dicho tercer país u organización internacional y, en su caso, la documentación de garantías adecuadas.
    4. Una descripción general de las medidas técnicas y organizativas de seguridad relativas a:
      1. La seudonimización y el cifrado de datos personales, en su caso.
      2. La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
      3. La capacidad de restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
      4. El proceso de verificación, evaluación y valoración regulares de la eficacia de las medidas técnicas y organizativas para garantizar la seguridad del tratamiento.
  4. No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del responsable del tratamiento, en los supuestos legalmente admisibles, así como para prestar el servicio contratado.

El encargado puede comunicar los datos a otros encargados del tratamiento del mismo responsable, de acuerdo con las instrucciones del responsable. En este caso, el responsable identificará, de forma previa y por escrito, la entidad a la que se deben comunicar los datos, los datos a comunicar y las medidas de seguridad a aplicar para proceder a la comunicación.

Si el encargado debe transferir datos personales a un tercer país o a una organización internacional, en virtud del derecho que le sea aplicable, informará al responsable de esa exigencia legal de manera previa, salvo que tal derecho lo prohíba por razones importantes de interés público.

  1. Se autoriza al encargado a subcontratar el tratamiento, dentro o fuera del país, con los mismos fines que los reseñados en el presente Acuerdo de Privacidad. El subcontratista, que también tiene la condición de encargado del tratamiento, está obligado igualmente a cumplir las obligaciones establecidas en este documento para el encargado del tratamiento y las instrucciones que dicte el responsable. Corresponde al encargado inicial regular la nueva relación, de forma que el nuevo encargado quede sujeto a las mismas condiciones (instrucciones, obligaciones, medidas de seguridad…) y con los mismos requisitos formales que él, en lo referente al adecuado tratamiento de los datos personales y a la garantía de los derechos de las personas afectadas. En el caso de incumplimiento por parte del subencargado, el encargado inicial seguirá siendo plenamente responsable en lo referente al cumplimiento de las obligaciones ante el responsable del tratamiento.
  2. Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice su objeto.
  3. Garantizar que las personas autorizadas para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
  4. Mantener a disposición del responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
  5. Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
  6. Asistir al responsable del tratamiento teniendo cuenta la naturaleza del tratamiento, a través de medidas técnicas y organizativas apropiadas, siempre que sea posible, en la respuesta al ejercicio de los derechos de:
    1. Acceso, rectificación, supresión y oposición
    2. Limitación del tratamiento
    3. Portabilidad de datos

Cuando las personas afectadas ejerzan los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición, limitación del tratamiento, portabilidad de datos, ante el encargado del tratamiento, éste debe comunicarlo por correo electrónico al responsable.

La comunicación debe hacerse en un plazo razonable y en ningún caso más allá de los siete días laborables siguiente al de la recepción de la solicitud, juntamente, en su caso, con otras informaciones que puedan ser relevantes para resolver la solicitud.

  1. Notificación de violaciones de la seguridad de los datos –

El encargado del tratamiento notificará al responsable del tratamiento, sin dilación indebida, y en cualquier caso antes del plazo máximo de 72 horas, y a través del correo electrónico designado por el responsable, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.

No será necesaria la notificación cuando sea improbable que dicha violación de la seguridad constituya un riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

Si se dispone de ella se facilitará, como mínimo, la información siguiente:

    1. Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
    2. El nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
    3. Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
    4. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.

  1. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las evaluaciones de impacto relativas a la protección de datos, cuando proceda.
  2. Dar apoyo al responsable del tratamiento en la realización de las consultas previas a la autoridad de control, cuando proceda.
  3. Poner disposición del responsable, comunicando el requerimiento con la suficiente antelación, toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el responsable u otro auditor autorizado por él. El responsable asumirá todos los costes de las referidas auditorias.

En todo caso, deberá implantar mecanismos para:

    1. Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
    2. Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
    3. Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
    4. Seudonimizar y cifrar los datos personales, en su caso.
  1. Designar un delegado de protección de datos y comunicar su identidad y datos de contacto al responsable.
  2. Destino de los datos –

Devolver o suprimir, según las instrucciones del responsable de tratamiento, los datos de carácter personal y, si procede, los soportes donde consten, una vez cumplida la prestación.

La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el encargado.

No obstante, el encargado puede conservar una copia, con los datos debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de la prestación.

  1. Datos del responsable del tratamiento

Corresponde al responsable del tratamiento comunicar su identidad y datos de contacto al encargado, incorporando a este acuerdo los siguientes datos:

Datos de contacto del responsable o en su caso, el delegado de Protección de datos:

Nombre y apellido:

Número de teléfono:

Dirección Correo electrónico:

Si el cliente no notifica específicamente la persona responsable del tratamiento, EDICOM registrará por defecto a la persona de contacto principal.

Las partes notificarán a la otra parte por escrito cualquier cambio en la persona del responsable y/o Delegado de Protección de Datos (DPD), proporcionando los correspondientes datos de contacto.

  1. Obligaciones del responsable del tratamiento

Corresponde al responsable del tratamiento:

  1. Entregar al encargado los datos a los que se refiere la cláusula 2 de este documento.
  2. Realizar una evaluación del impacto en la protección de datos personales de las operaciones de tratamiento a realizar por el encargado.
  3. Realizar las consultas previas que corresponda.
  4. Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento de la normativa vigente por parte del encargado.
  5. Supervisar el tratamiento.
  6. Derecho de información. Corresponde al responsable facilitar el derecho de información en el momento de la recogida de los datos.
  7. Corresponde al responsable del tratamiento comunicar en el menor tiempo posible las violaciones de la seguridad de los datos a los interesados, cuando sea probable que la violación suponga un alto riesgo para los derechos y las libertades de las personas físicas.

La comunicación debe realizarse en un lenguaje claro y sencillo y deberá, como mínimo:

    1. Explicar la naturaleza de la violación de datos.
    2. Indicar el nombre y los datos de contacto del delegado de protección de datos o de otro punto de contacto en el que pueda obtenerse más información.
    3. Describir las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales.
    4. Describir las medidas adoptadas o propuestas por el responsable del tratamiento para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.